1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu Mój Białystok jest:
HORMEDIA Damian Horczakul. Dziesięciny 71, 15-806 Białystok
NIP: 5423444132
E-mail: [email protected]
W sprawach dotyczących prywatności, danych osobowych lub realizacji praw użytkownika można pisać bezpośrednio na powyższy adres e-mail albo skorzystać ze strony Kontakt.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zakres danych zależy od tego, z których funkcji serwisu korzysta użytkownik.
- Konto użytkownika: login, adres e-mail, zaszyfrowane hasło zapisane w systemie serwisu, nazwa wyświetlana, status aktywacji konta, data utworzenia konta oraz dane techniczne potrzebne do logowania i bezpieczeństwa.
- Aktywacja konta, reset hasła i zmiana e-maila: tokeny lub skróty tokenów, czas ich utworzenia, czas ważności oraz adres e-mail potrzebny do wysłania wiadomości potwierdzającej.
- Profil użytkownika: login, nazwa wyświetlana, adres e-mail, liczba komentarzy oraz informacje o zaakceptowanych komentarzach widoczne w panelu profilu.
- Komentarze: treść komentarza, autor komentarza, data i godzina dodania, powiązanie z kontem użytkownika, status moderacji, a także dane techniczne potrzebne do obsługi komentarzy, takie jak adres IP i user agent.
- Formularz kontaktowy: imię lub nick, adres e-mail, temat wiadomości, treść wiadomości oraz dane techniczne niezbędne do obsługi zgłoszenia i ochrony przed nadużyciami.
Katalog firm i instytucji
W związku z prowadzeniem katalogu Administrator może przetwarzać informacje dotyczące firmy, urzędu albo instytucji, w szczególności:
- nazwę podmiotu,
- opis działalności,
- przypisane kategorie,
- adres i dane lokalizacyjne,
- godziny otwarcia,
- numer telefonu,
- publiczny adres e-mail,
- adres strony internetowej,
- adresy profili społecznościowych,
- logo i zdjęcia,
- adresy materiałów wideo,
- inne informacje przeznaczone do opublikowania we wpisie.
W przypadku firm prowadzonych przez osoby fizyczne albo danych kontaktowych konkretnych osób informacje te mogą stanowić dane osobowe.
Publiczne zgłoszenie firmy
W związku z formularzem „Dodaj firmę” Administrator może przetwarzać:
- dane firmy przekazane do publikacji,
- imię i nazwisko osoby zgłaszającej,
- adres e-mail osoby zgłaszającej,
- numer telefonu, jeżeli jest wymagany albo został dobrowolnie podany,
- informację o związku osoby zgłaszającej z firmą,
- wybrany pakiet,
- numer referencyjny zgłoszenia,
- status zgłoszenia,
- datę przesłania zgłoszenia,
- treść wymaganych oświadczeń i potwierdzenie zapoznania się z Regulaminem oraz Polityką prywatności,
- korespondencję dotyczącą moderacji, publikacji, materiałów, rozliczenia i aktywacji pakietu.
Dane kontaktowe osoby zgłaszającej są wykorzystywane do obsługi zgłoszenia i nie są automatycznie publikowane jako część wpisu firmy.
Prywatny adres e-mail osoby zgłaszającej może być inny niż publiczny adres e-mail firmy.
Pakiety płatne
W związku z pakietami SMART, COMFORT i VIP Administrator może dodatkowo przetwarzać:
- dane przedsiębiorcy,
- dane osoby reprezentującej przedsiębiorcę,
- dane kontaktowe potrzebne do uzgodnienia usługi,
- dane potrzebne do wystawienia faktury,
- wybrany pakiet,
- uzgodnioną cenę i zakres usługi,
- informacje o wystawieniu i rozliczeniu faktury,
- datę aktywacji i wygaśnięcia pakietu,
- korespondencję dotyczącą zawarcia i realizacji umowy.
Dane techniczne formularza
W związku z ochroną formularza dodawania firmy Administrator może przetwarzać:
- adres IP,
- datę i godzinę wysłania formularza,
- informacje o przeglądarce i urządzeniu,
- informacje o wykonaniu zabezpieczenia antyspamowego,
- token i wynik technicznej weryfikacji formularza,
- informacje potrzebne do zastosowania limitu liczby zgłoszeń,
- dane dotyczące błędów i nieudanych prób przesłania formularza.
- Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, adres odwiedzanej podstrony, czas żądania, informacje diagnostyczne oraz logi serwera utrzymywane przez dostawcę hostingu.
3. Funkcje serwisu
Mój Białystok jest lokalnym portalem informacyjnym o Białymstoku. Serwis umożliwia w szczególności:
- czytanie artykułów, stron, kategorii, archiwów i wyników wyszukiwania,
- rejestrację konta, aktywację konta przez e-mail oraz logowanie loginem lub adresem e-mail,
- zarządzanie profilem użytkownika, zmianę nazwy wyświetlanej, loginu, hasła i adresu e-mail z potwierdzeniem mailowym,
- dodawanie komentarzy przez zalogowanych użytkowników oraz odpowiadanie na komentarze,
- wysyłanie wiadomości przez formularz kontaktowy,
- kopiowanie linku do artykułu i korzystanie z przycisków udostępniania,
- obsługę zgody na cookies i ustawień prywatności.
- przeglądanie katalogu firm i instytucji,
- przesyłanie firmy do katalogu za pomocą publicznego formularza,
- moderowanie, publikowanie i aktualizowanie wpisów,
- obsługę bezpłatnego pakietu BASIC oraz płatnych pakietów SMART, COMFORT i VIP,
- kontaktowanie się z osobą zgłaszającą w sprawie danych i materiałów,
- wysyłanie wiadomości o odebraniu zgłoszenia, publikacji wpisu, odrzuceniu zgłoszenia albo aktywacji pakietu,
- przyjmowanie od urzędów i instytucji próśb o utworzenie, poprawienie lub aktualizację wpisu.
4. Cele i podstawy przetwarzania
Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
- prowadzenie konta użytkownika, obsługa logowania, aktywacji, resetu hasła i zmian w profilu - art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- obsługa komentarzy, moderacja dyskusji, przeciwdziałanie spamowi i nadużyciom - art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- obsługa formularza kontaktowego, korespondencji i zapytań o współpracę - art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- zapewnienie bezpieczeństwa technicznego serwisu, diagnostyka błędów i ochrona przed nadużyciami - art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa - art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- wykorzystywanie cookies analitycznych lub reklamowych po wyrażeniu zgody - art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Prawnie uzasadniony interes administratora obejmuje prowadzenie i zabezpieczanie serwisu, obsługę korespondencji, rozwój portalu, ochronę przed spamem oraz dochodzenie lub obronę przed roszczeniami.
Przyjęcie i obsługa zgłoszenia firmy
Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, weryfikacji przekazanych informacji, kontaktu z osobą zgłaszającą, moderacji oraz przygotowania wpisu do publikacji.
Podstawą przetwarzania jest:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie, w jakim przetwarzanie jest potrzebne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo do wykonania usługi, której ta osoba jest stroną,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu katalogu, weryfikacji zgłoszeń, komunikacji z przedstawicielami firm i ochronie przed nieprawidłowymi wpisami.
Publikacja i prowadzenie wpisu firmy
Dane są przetwarzane w celu opublikowania wpisu, prezentowania firmy w katalogu, przypisania jej do kategorii, umożliwienia kontaktu z firmą oraz aktualizowania informacji.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zależnie od charakteru relacji z osobą, której dane dotyczą.
Kontakt z przedstawicielami firmy
Dane pracowników, współpracowników i innych osób reprezentujących firmę mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie korespondencji, potwierdzanie uprawnienia do zgłoszenia firmy, uzgadnianie materiałów i prawidłowa realizacja usługi.
Obsługa płatnych pakietów
Dane są przetwarzane w celu uzgodnienia warunków, zawarcia i wykonania umowy dotyczącej pakietu SMART, COMFORT albo VIP.
Podstawą przetwarzania jest:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie danych osoby będącej stroną umowy,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie danych przedstawicieli, pracowników i osób kontaktowych działających w imieniu przedsiębiorcy,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie obowiązków podatkowych, księgowych i rachunkowych,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Powiadomienia dotyczące zgłoszenia
Dane są przetwarzane w celu wysyłania wiadomości o:
- odebraniu zgłoszenia,
- opublikowaniu firmy,
- odrzuceniu zgłoszenia,
- aktywacji pakietu płatnego.
Wiadomości te dotyczą obsługi zgłoszenia lub realizacji usługi i nie są newsletterem ani niezależną komunikacją marketingową.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zależnie od charakteru relacji z odbiorcą wiadomości.
Wpisy urzędów i instytucji
Dane są przetwarzane w celu tworzenia i aktualizowania lokalnego katalogu urzędów, jednostek publicznych i innych instytucji.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest udostępnianie mieszkańcom przydatnych i aktualnych informacji o lokalnych podmiotach oraz prowadzenie lokalnego serwisu informacyjnego.
Ochrona formularza i Serwisu
Dane techniczne są przetwarzane w celu:
- ochrony formularza przed spamem,
- ograniczania automatycznych zgłoszeń,
- zapobiegania nadużyciom,
- stosowania limitu liczby zgłoszeń,
- zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu,
- diagnozowania błędów.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona Serwisu, jego użytkowników i infrastruktury przed nadużyciami oraz zakłóceniami.
5. Katalog firm i instytucji
Informacje zamieszczane we wpisie firmy lub instytucji są publiczne.
Mogą być:
- widoczne dla wszystkich użytkowników internetu,
- indeksowane przez wyszukiwarki internetowe,
- prezentowane na stronach kategorii i w wynikach wyszukiwania Serwisu,
- zapisywane przez określony czas w pamięci podręcznej,
- udostępniane przez użytkowników poprzez skopiowanie linku do wpisu.
Publiczne mogą być w szczególności:
- nazwa podmiotu,
- opis działalności,
- logo i zdjęcia,
- przypisane kategorie,
- adres i lokalizacja,
- godziny otwarcia,
- publiczny numer telefonu,
- publiczny adres e-mail,
- adres strony internetowej,
- profile społecznościowe,
- materiały wideo.
Dane osoby zgłaszającej firmę
Administrator nie publikuje automatycznie prywatnych danych osoby, która przesłała zgłoszenie firmy.
Dane osoby zgłaszającej są wykorzystywane przede wszystkim do:
- potwierdzenia zgłoszenia,
- kontaktu w sprawie danych i materiałów,
- moderacji,
- przekazania informacji o statusie,
- uzgodnienia i aktywacji pakietu,
- obsługi reklamacji,
- ochrony przed nadużyciami.
Jeżeli osoba zgłaszająca poda jako publiczny kontakt swój bezpośredni numer telefonu albo imienny adres e-mail, dane te mogą zostać opublikowane zgodnie z treścią zgłoszenia.
Osoba zgłaszająca powinna przekazywać wyłącznie takie dane innych osób, do których przekazania i publikacji jest uprawniona.
W danych publicznych należy w miarę możliwości korzystać z ogólnych danych kontaktowych firmy, takich jak centralny numer telefonu albo ogólny adres e-mail.
6. Źródła danych urzędów i instytucji
Urzędy, jednostki publiczne i inne instytucje nie są zgłaszane przez publiczny formularz dodawania firmy.
Instytucja może skontaktować się z Redakcją z prośbą o utworzenie, poprawienie albo aktualizację wpisu.
Dane urzędu albo instytucji mogą pochodzić:
- bezpośrednio od instytucji lub jej przedstawiciela,
- z wiadomości przesłanej do Redakcji,
- z oficjalnej strony internetowej,
- z Biuletynu Informacji Publicznej,
- z publicznego rejestru,
- z oficjalnego komunikatu,
- z innych wiarygodnych i legalnie dostępnych źródeł publicznych.
Administrator wykorzystuje przede wszystkim dane dotyczące samej instytucji oraz ogólne dane służbowe, takie jak:
- adres siedziby,
- telefon sekretariatu,
- ogólny adres e-mail,
- godziny otwarcia,
- oficjalna strona internetowa,
- oficjalne profile społecznościowe.
Dane konkretnej osoby mogą zostać opublikowane, jeżeli są oficjalnie udostępnione w związku z pełnioną funkcją, są potrzebne do realizacji celu informacyjnego i istnieje odpowiednia podstawa ich przetwarzania.
Jeżeli dane osobowe zostały pozyskane z innego źródła niż bezpośrednio od osoby, której dotyczą, Administrator realizuje obowiązek informacyjny w zakresie i terminie wymaganym przez przepisy, chyba że zastosowanie ma jeden z przewidzianych prawem wyjątków.
Firma, urząd, instytucja albo osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do Administratora z prośbą o sprostowanie, aktualizację albo ocenę zasadności dalszej publikacji danych.
8. Usługi techniczne i narzędzia wspierające serwis
Serwis korzysta z usług technicznych niezbędnych do działania strony, takich jak hosting, obsługa poczty e-mail, zabezpieczenia, system zarządzania treścią, wyszukiwarka serwisu, narzędzia wspierające indeksowanie treści oraz rozwiązania potrzebne do obsługi formularzy, kont i komentarzy.
Serwis korzysta z poczty e-mail do wysyłki wiadomości systemowych, takich jak aktywacja konta, reset hasła, potwierdzenie zmiany e-maila i obsługa formularza kontaktowego.
Jeżeli administrator wdroży narzędzia analityczne lub reklamowe, będą one wykorzystywane zgodnie z ustawieniami zgody użytkownika oraz zasadami opisanymi w tej polityce.
Zabezpieczenie formularza dodawania firmy
Formularz dodawania firmy korzysta z usługi Cloudflare Turnstile, która pomaga chronić Serwis przed spamem, automatycznymi zgłoszeniami i innymi nadużyciami.
W związku z działaniem zabezpieczenia Cloudflare może przetwarzać niezbędne informacje techniczne dotyczące przeglądarki, urządzenia, połączenia i wykonania weryfikacji, w tym adres IP.
Po wykonaniu zabezpieczenia tworzony jest token techniczny, który jest sprawdzany po stronie serwera przed przyjęciem formularza.
Brak prawidłowej weryfikacji może spowodować odrzucenie formularza.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie formularza, Serwisu i jego użytkowników przed nadużyciami.
Osoba, która z przyczyn technicznych nie może przesłać formularza, może skontaktować się z Redakcją za pomocą strony Kontakt.
9. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane lub powierzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania serwisu, w szczególności:
- osobom upoważnionym przez Administratora do moderowania i obsługi katalogu,
- dostawcy hostingu i infrastruktury technicznej,
- dostawcy poczty e-mail i obsługi wysyłki wiadomości systemowych,
- osobom lub podmiotom wspierającym administrację techniczną serwisu,
- Cloudflare w związku z działaniem usługi Turnstile,
- podmiotom świadczącym usługi księgowe i podatkowe w zakresie rozliczania płatnych pakietów,
- doradcom prawnym i innym profesjonalnym usługodawcom, jeżeli jest to konieczne do obsługi sprawy lub ochrony roszczeń,
- dostawcom narzędzi analitycznych lub reklamowych, jeżeli zostaną wdrożone i użytkownik wyrazi zgodę,
- uprawnionym organom publicznym, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów prawa.
Komentarze opublikowane w serwisie są widoczne publicznie wraz z nazwą autora komentarza, datą i godziną dodania.
Dane przeznaczone do publikacji we wpisach firm i instytucji są dostępne publicznie dla użytkowników internetu i mogą być indeksowane przez wyszukiwarki.
Prywatne dane osoby zgłaszającej nie są udostępniane publicznie, chyba że osoba ta świadomie wskazała je również jako publiczne dane kontaktowe firmy.
10. Czas przechowywania danych
- Dane konta są przechowywane przez czas istnienia konta, a następnie przez okres potrzebny do rozliczenia zgłoszeń, bezpieczeństwa lub obrony przed roszczeniami.
- Link aktywacyjny konta jest ważny czasowo, a dane aktywacyjne są wykorzystywane do potwierdzenia rejestracji.
- Token resetu hasła jest przechowywany w formie skrótu i standardowo wygasa po 30 minutach.
- Token potwierdzenia zmiany adresu e-mail jest przechowywany w formie skrótu i standardowo wygasa po 24 godzinach.
- Komentarze mogą być przechowywane tak długo, jak długo artykuł lub dyskusja pozostają dostępne w serwisie, chyba że użytkownik skutecznie zażąda ich usunięcia albo administrator usunie je w ramach moderacji.
- Wiadomości z formularza kontaktowego są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi korespondencji, a następnie przez okres zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
- Logi techniczne są przechowywane zgodnie z konfiguracją hostingu i potrzebami bezpieczeństwa serwisu.
Zgłoszenia firm
Dane zgłoszenia firmy są przechowywane przez czas potrzebny do jego weryfikacji, moderacji, kontaktu z osobą zgłaszającą i podjęcia decyzji o publikacji.
Po opublikowaniu wpisu dane mogą być przechowywane przez okres prowadzenia i obsługi wpisu, a następnie przez czas potrzebny do rozpatrzenia reklamacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Odrzucone zgłoszenia
Dane odrzuconego zgłoszenia mogą być przechowywane przez czas potrzebny do:
- poinformowania osoby zgłaszającej,
- obsługi ewentualnej reklamacji,
- wyjaśnienia sprawy,
- zapobiegania ponownym nadużyciom,
- ochrony przed roszczeniami.
Po ustaniu tych celów dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.
Publiczne wpisy
Dane przeznaczone do publikacji są przetwarzane przez okres dostępności wpisu w katalogu.
Po usunięciu albo zmianie wpisu wcześniejsze dane mogą przez ograniczony czas pozostawać:
- w kopiach bezpieczeństwa,
- w pamięci podręcznej,
- w niezależnych indeksach wyszukiwarek internetowych.
Administrator nie ma pełnej kontroli nad terminem usuwania danych z indeksów i kopii tworzonych przez niezależne wyszukiwarki.
Pakiety płatne i rozliczenia
Dane związane z pakietem płatnym są przechowywane przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przez przepisy podatkowe, księgowe i rachunkowe oraz do czasu przedawnienia związanych z nią roszczeń.
Dane techniczne i bezpieczeństwo
Dane techniczne związane z ochroną formularza, limitowaniem zgłoszeń i diagnostyką są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i wyjaśniania błędów, zgodnie z konfiguracją Administratora i dostawców usług technicznych.
11. Prawa użytkownika
Użytkownikowi przysługują prawa wynikające z RODO, w tym prawo do:
- dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania nieprawidłowych lub nieaktualnych danych,
- usunięcia danych, jeżeli pozwalają na to przepisy,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Użytkownik ma także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy.
Żądanie dotyczące danych opublikowanych we wpisie firmy lub instytucji powinno w miarę możliwości zawierać nazwę podmiotu i link do właściwego wpisu, co ułatwi jego prawidłową identyfikację.
12. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do skorzystania z wybranych funkcji. Bez adresu e-mail i loginu nie da się założyć konta, bez treści wiadomości nie da się wysłać formularza kontaktowego, a bez zalogowanego konta nie da się dodać komentarza.
Podanie danych w publicznym formularzu dodawania firmy jest dobrowolne, ale przekazanie danych oznaczonych jako wymagane jest konieczne do przyjęcia i obsługi zgłoszenia.
Bez podania wymaganych danych nie będzie możliwe:
- przyjęcie kompletnego zgłoszenia,
- skontaktowanie się z osobą zgłaszającą,
- przeprowadzenie moderacji,
- przekazanie informacji o statusie zgłoszenia,
- opublikowanie wpisu.
Podanie dodatkowych danych firmy, zdjęć, logo, filmów i innych materiałów jest dobrowolne, ale ich brak może ograniczyć zakres prezentacji wpisu zgodnie z wybranym pakietem.
W przypadku pakietu płatnego podanie danych potrzebnych do zawarcia i wykonania umowy oraz wystawienia faktury jest konieczne do jego aktywacji i rozliczenia.
13. Kontakt i zmiany polityki
Pytania dotyczące prywatności można kierować na adres [email protected].
Polityka prywatności może być aktualizowana, jeżeli zmieni się sposób działania serwisu, zakres wykorzystywanych narzędzi, funkcje dla użytkowników lub obowiązujące przepisy.